“ホウ・レン・ソウ"は結論を先に　元校長の“学校アップデート！”　№８

（札幌市 2024-06-12付）

学校アップデート№８

　仕事をスムーズに進めるために欠かせない報告・連絡・相談は「組織の血液」に例えられます。新鮮な血液が体内を循環しないと大病を患うことになります。ホウレンソウが機能していない組織は「動脈硬化」が起こっているのです。

報告…指示を与えられた人が、その進捗状況や結果を出した人に伝えること(自分の意見や憶測は含まない)

連絡…得た役立つ情報を関係者に伝えること

相談…抱えている課題や問題に対して、他の人に意見や助言などを求めること

　なお、仕事は常に変化するため、報告と連絡の違いがはっきりしなくなることがあります。報告や連絡は、上司や同僚にとって必要な情報を伝えることなので、違いを区別することが大切なのではなく「必要な情報を伝えること」が重要なのです。

　あとでまとめて報告しようと考えるのではなく、重要なことや進捗状況は小まめに報告することが大切です。報告が遅れると業務に支障を来すことがあります。

○結論を先に伝える(できなかった理由や苦労話は基本的に不必要)

○「事実」と「意見・憶測」は分けて報告する

○ミスやトラブルはすぐに報告する。悪い報告ほど早くする

○報告する内容が複雑な場合は、先に口頭で結論だけ話し、できるだけ早く文書　で報告する

　大切なのは「先に結論を述べる」ことです。要因や経緯は、必要に応じて後から述べれば良いのです。例えば、けがの報告をする場合、「３年１組のＡさんが、昼休みに体育館でおにごっこをしていて、Ｂさんに追いかけられていた時、目の前にいたＣさんを避けようとしてバランスを崩し、床に頭をぶつけて、おでこにたんこぶができました」という報告では、けがをした部位・程度が伝わるまでに時間がかかります。無駄な言葉を省き、つぎのように端的に報告します。

①「頭(けがをした部位)のけがです」

②「小さなたんこぶができました」(けがの程度)

③「自分で転んで床にぶつけました」(けがをさせた相手がいるか否か)

　とりあえずこの三つの情報で事足ります。「誰が」「どこで」という情報はあとで伝えれば良いのです。

　私が校長在職中は①を聞いた段階で保健室に向かって歩き始め、歩きながら②③の報告を聞いていました。なお、教頭や担任外教諭、養護教諭など多くの職員が、この報告の仕方を身に付けるように指導します。

　「結果のみ報告すれば良い」と考えるのは誤りです。例えば、校長から「○○に電話しておいて」と頼まれたとします。相手が不在で電話がつながらない時、時間を空けて何回も電話し、数時間後にやっと電話がつながることもあります。指示した校長は、電話したのかどうかも分からないまま数時間を過ごすことになります。相手意識を持ち、「電話したけど不在だったので、３０分後にもう一度電話します」と「進捗状況を伝える」ことが安心感につながります。

北原徹也　(北海道特別活動研究会顧問、元札幌市立平岸西小学校長)

(札幌市 2024-06-12付)