新篠津村新篠津中・業務効率化の取組　用紙１万枚以上を削減　管理ソフトでペーパーレス化

（学校 2017-12-26付）

　新篠津村立新篠津中学校（前川茂校長）では、二十九年度から文書管理ソフトを導入し、ペーパーレス化に取り組んでいる。文書管理ソフトを資料整理・作成や書類の授受に用いた結果、一万枚以上の印刷用紙の削減を達成。情報のやり取りが簡略化し時間外勤務時間の縮減にもつながっている。

　この取組は、前川校長がメーカーからソフトの紹介を受けて、使い始めたことがきっかけ。本年度、新篠津中では全教諭十二人のパソコンに導入。業務効率化に向けて取り組んでいる。

　文書管理ソフトは、パソコン上で書類を管理でき、形式の異なる文書データや、Ａ４やＡ３など用紙サイズごとのデータを整理でき、資料作成の補助に使える。また、ネットワーク上で書類の授受や共有をする機能もある。

　これまでは、協議会や研究会の資料、学校内で回覧する資料を作成するときに、形式の異なるデータを、一度紙に出して手作業で整理し、ページ番号を打つという作業が発生していた。また、変更や修正があると、その都度差し替えてページ番号を付け直す手間があったが、現在は、パソコン上で書類の整理ができるようになった。久保田豊教頭は「作業時間が三分の一になった。今では、なくてはならないソフト」と、その効果を説明する。

　ページ割り付けの機能をよく使うという冨久尾崇教諭は「職員会議に使用する資料など、つくっておいたデータを配置し直して、五分くらいで簡単につくれてしまうので重宝している」と感想を話す。

　また、これまで、久保田教頭に送られてきた村教委からの通知を紙に印刷して校長に閲覧してもらい、ファイルにとじて保管していた。しかし、文章管理ソフトを用いたネットワーク上で授受する形に変更した結果、一年で十冊程度使っていた一千枚とじのファイルを使用することがなくなり、大幅な印刷用紙の削減につながった。

　同校では、業務効率化によってできた時間で、今までより子どもと向き合っているほか、職員同士の学校運営に関する打ち合わせに使っている。何よりも、時間外勤務の削減につながり、学校職員の働き方改革を進めることとなっている。

(学校 2017-12-26付)