上川局やんぴー委員会が発案　業務効率化と負担軽減へ　転入者等に向けマニュアル

（道・道教委 2019-05-07付）

中林主事（左）と新採用の小倉主事

　【旭川発】上川教育局は、新採用者・転入者に対してスムーズに業務が行えるよう、『新採用者・転入者向け　簡易マニュアル』を配布した。若手職員が働き方改革の一環として発案して作成したもの。総合文書管理システムなど基本的なシステムの使い方などを記載。業務の効率化や物理的・精神的な負担軽減を図っていく。

　マニュアルは、同局若手職員の有志で立ち上げたやんぴー委員会が発案したもの。体制が変わって新採用者や転入者が業務に当たる際、これまでは先輩職員がその都度個別に教えたり、自ら大冊のマニュアルを取り出して調べたりするなどして業務に当たってきた。

　しかし、職員によって習得する内容にバラツキが生じたり、ＯＪＴに必要以上の時間を割く場合があったりするなど、互いに精神的・物理的負担が少なくなかった。

　負担を和らげて業務のスムーズな遂行や作業の効率化を図るため、今回マニュアルを作成することとした。

　マニュアルの作成は、ことし１月に開始。局職員約５０人を対象に内容に関する意見を収集した。集まった意見をもとに検討を重ねて、３月末に完成した。

　ことしの新採用者１人、転入者９人の計１０人のほか、参考とするため全職員に配布した。

　内容は、職員ポータルのメールや総合文書管理システムなど基本的なシステムの使い方や、プリンターの設定など新たに採用・転入した職員が初めに習得すべき内容について簡潔にまとめられている。

　新採用職員の総務企画課総務係の小倉貴大主事は「メール送信や文書の起案など実際にマニュアルを見ながら行うことができた。先輩の仕事を中断せずに業務ができるため助かっている」と話す。実際にマニュアルを活用することで、自分の分からない内容を明確にした上で先輩職員へ質問することができ、作業の効率化が図れているという声も聞かれる。

　マニュアルを作成した中林恭良主事は「新たに局に来た職員にとって、業務がスムーズに遂行できるようサポートしながら、よりよい環境づくりができたら」と話している。

　今後は、マニュアルを活用した職員の意見を取り入れ、つぎの異動時期に向けて改良を重ねていく。

　河野秀平局長は「若手職員が自らの経験を踏まえ、新採用職員や転入者向けの業務支援をするためにマニュアルを作成したのは大変素晴らしいこと。今後もこのような提案を前向きに考えてほしい」と、若手職員の活動に期待を寄せた。

(道・道教委 2019-05-07付)